Elk bed, zichtbaar op het moment dat het telt.
De Zorgcirkel is een van de grootste ouderenzorgorganisaties van Noord-Holland en bedient ongeveer 7.500 cliënten met 4.700 medewerkers, actief in intramurale zorg, revalidatie en thuiszorg. Cloud Integrate verving Excel-planning en handmatige toewijzing door een realtime reserveringsplatform, gebouwd op Salesforce met GoMeddo.
De Zorgcirkel · Bewoners, familie en zorgteam Als de vraag de capaciteit overtreft, is informatie zorg.
Wanneer de vraag naar zorg de capaciteit overtreft, draagt elk bed, elke kamer en elk beschikbaar tijdslot zowel een menselijk als een financieel gevolg. De systemen achter de toewijzing moeten precies, actueel en gedeeld zijn. Die van De Zorgcirkel waren geen van drieën.
Drie manieren waarop toewijzing vastliep.
Beschikbaar in het ene spreadsheet, geclaimd in het andere.
Kamerreserveringen, personeelsplanning en cliënttoewijzing liepen via Excel en handmatige afstemming, foutgevoelig van aard: een kamer die in het ene spreadsheet als beschikbaar stond, kon in het andere al geclaimd zijn.
Informatie reisde via mensen.
Personeelsroosters werden samengesteld en gecommuniceerd via e-mail, telefoon en lokale notities, zonder één overzicht van wie waar en wanneer was ingedeeld. Als een bed vrijkwam, verspreidde dat nieuws zich via mensen, niet via systemen.
Reactieve toewijzing op een verouderd platform.
Elke planningsbeslissing vereiste het naast elkaar leggen van meerdere bronnen, en toewijzing werd gestuurd door directe beschikbaarheid in plaats van een gestructureerde match van zorgbehoefte, locatiecapaciteit en personeelsbezetting. Ondertussen had de Service Cloud-omgeving die andere processen ondersteunde technische schuld opgebouwd.
De snelheid van plaatsing hing af van wie het toevallig wist, niet van wat de organisatie nodig had.
Eén interface voor kamers, mensen en plaatsingen.
Cloud Integrate configureerde een op maat gemaakt reserveringssysteem op het Salesforce-platform met GoMeddo, een Salesforce-native applicatie voor resourceplanning. Coördinatoren zien nu realtime beschikbaarheid over alle locaties en boeken kamers, wijzen personeel toe en plaatsen cliënten binnen één samenhangende workflow, in plaats van de handmatige afstemming die afhing van individuele kennis en versnipperde spreadsheets. Parallel daaraan werd de bestaande Service Cloud-omgeving geoptimaliseerd: operationele processen gestroomlijnd, verouderde configuraties opgeschoond, en het platform afgestemd op hoe de organisatie vandaag daadwerkelijk werkt.
| Van | Naar |
|---|---|
| Kamers dubbel geclaimd over spreadsheets | Realtime beschikbaarheid over elke locatie |
| Roosters samengesteld via e-mail en telefoon | Personeel en kamers geboekt in één workflow |
| Plaatsingen wachtend op de juiste persoon | Vacatures direct bruikbaar zodra ze ontstaan |
| Toewijzing gestuurd door wat toevallig vrij was | Matching op zorgbehoefte, capaciteit en bezetting |
| Een platform met legacycomplexiteit | Service Cloud afgestemd op de processen van vandaag |
Beslissingen op één plek.
Coördinatoren werken vanuit één realtime overzicht van kamerbeschikbaarheid, personeelsroosters en cliëntplaatsing over alle locaties, en beslissingen die ooit het naast elkaar leggen van spreadsheets en telefoontjes vereisten, worden nu op één platform genomen. De bezettingsgraad van kamers verbeterde omdat vacatures zichtbaar en bruikbaar zijn zodra ze ontstaan. De geoptimaliseerde Service Cloud-omgeving draait slanker, met configuraties die aansluiten bij de huidige processen, en de basis ligt er om het platform verder uit te bouwen naarmate de organisatie zich ontwikkelt.
Gebouwd voor hoe zij nu werken. Niet voor hoe zij vijf jaar geleden werkten.
Weet je niet waar je moet beginnen?
Een gratis scan met een senior consultant wijst het uit, vrijblijvend.